Datenschutzerklärung

Informationspflicht gemäß Art. 12 ff Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

1. Name des Dienstes

Bürgerportal

2. Beschreibung des Online-Dienstes

Das Bürgerportal bildet die technische Grundlage, um kommunale Verwaltungsleistungen online anbieten zu können.

3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie der / des Datenschutzbeauftragten

3.1. Kontaktdaten der Verantwortlichen Stelle im Sinne der DSGVO

Stelle	Stadt Norderstedt
	Die Oberbürgermeisterin Katrin Schmieder
Straße und Hausnummer	Rathausallee 50
Postleitzahl, Ort	22809 Norderstedt
Telefon	040 - 535 95 - 306
Telefax	040 - 526 44 35
E-Mail	info(at)norderstedt.de

3.2. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter der Verantwortlichen Stelle

Funktion	Behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadt Norderstedt
Name	Miro Berbig
Straße und Hausnummer	Rathausallee 50
Postleitzahl, Ort	22809 Norderstedt
Telefonnummer	040 - 535 95 - 379
E-Mail	datenschutz(at)norderstedt.de

3.3. Hinweis

Die verantwortliche Stelle ist zuständig für den ordnungsgemäßen Betrieb des Bürgerportals. Für die Verantwortung bezüglich bereitgestellter Inhalte (Anträge, Informationen etc.) gelten die dort jeweils hinterlegten Datenschutzerklärungen.

4. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Rechtsgrundlage

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch diesen Online-Dienst ist die elektronische Bereitstellung von Verwaltungsleistungen über ein Verwaltungsportal.

Die Bereitstellung des Online-Dienstes und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch diesen Dienst erfolgt auf der Grundlage des §1 Abs. 1 Online-Zugangsgesetz (OZG).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, um die genannten rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen und ist somit gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO rechtmäßig.

5. Kategorien personenbezogener Daten und Datenempfänger

Das Bürgerportal kann grundsätzlich auch ohne Eingabe personenbezogener Daten verwendet werden. Für die individuelle Personalisierung der Benutzeroberfläche bzw. zur Nutzung einzelner angebotener Online-Dienste ist eine Authentifizierung über das Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erforderlich. Hierzu bedarf es einer einmaligen Registrierung unter Serviceportal Schleswig-Holstein. Es gilt die dort hinterlegte Datenschutzerklärung.

Das Bürgerportal nutzt und speichert die Benutzerdaten nur temporär und verarbeitet selbst keine Daten. Diese Daten werden aus dem o.g. Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein übernommen. Die Datenschutzerklärung des Serviceportals findet Anwendung für die Erhebung der Daten für das jeweilige Bürgerportal.

Für die Nutzung verlinkter Online-Dienste gelten die dort jeweils hinterlegten Datenschutzbestimmungen.

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also ohne Registrierung oder Übermittlung anderer Informationen, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Durch den Aufruf der Webseite werden automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Files gespeichert. Diese sind:

• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuzuordnen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden. Client-IP-Adressen werden nicht verarbeitet oder gespeichert.

Zur Qualitätssteigerung werden Anwendungs-Logs aufgezeichnet. In diesen Logs werden Fehler und Änderungen der Software-Komponenten aufgezeichnet.

Das Webanalyse- und Statistik-Tool „Matomo“ erfasst anonymisierte Daten für Statistiken (Geräte-Informationen, Browser-Informationen, anonymisierte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Besuchs, geografische Analyse auf Länderebene). Matomo liefert Auskunft über die Herkunft der Website-Besucher (Traffic-Analyse) und deren Interaktionsverhalten (Engagement). Durch die Nutzung einer IP-Anonymisierung ist für uns kein Rückschluss möglich, wer unsere Webseite nutzt. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Matomo wird ausschließlich auf den Servern des Webseitenhosters eingesetzt.

6. Beteiligte Stellen (An wen werden meine Daten weitergegeben?)

Sofern Sie an Ihrem Servicekonto angemeldet sind, werden die Daten aus Ihrem Servicekonto in bestimmten Online-Diensten dazu genutzt, Formularfelder vorauszufüllen, so dass Sie diese Daten nicht erneut eingeben müssen. Erst wenn Sie eine explizite Aktion wie z.B. das Senden eines von Ihnen ausgefüllten Online-Formulars (i.d.R. durch einen Klick auf eine entsprechend bezeichnete Schaltfläche) ausführen, werden diese Daten in das dem Online-Dienst zugeordnete Verwaltungsverfahren übernommen. Empfänger Ihrer Daten sind dann die jeweiligen Behörden, deren Online-Dienste Sie in Anspruch nehmen.

7. Löschfristen (Wie lange werden meine Daten gespeichert?)

Die Server-Log-Files werden 14 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Die Anwendungs-Logs werden zur technischen Analyse durch Matomo maximal 3 Monate vorgehalten und im Anschluss gelöscht.

Die von Matomo erfassten statistischen Daten werden 90 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Matomo erfasst anonymisierte Daten, die keine Rückschlüsse auf den Benutzer zu lassen.

Online-Dienste, die Nachrichten in Ihrem Postfach ablegen, definieren selbst, wie lange die Ergebnisse von Kundenaufträgen im „Servicekonto-Postfach“ bereitgestellt werden. In der Regel sind dies 30 Tage. Danach werden sie gelöscht.

8. Betroffenenrechte (Welche Rechte habe ich hinsichtlich meiner Daten?)

Wir weisen ausdrücklich auf die unter bestimmten Voraussetzungen bestehenden Rechte an dieser Stelle hin:

• das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• und das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.

9. Einwilligungswiderruf (Kann ich der Verwendung meiner Daten widersprechen und welche Folgen hat das?)

Sie haben das Recht, nach Artikel 7 Abs. 3 DS-GVO eine abgegebene Einwilligungserklärung jederzeit gegenüber der zuständigen Stelle zu widerrufen. Ein Widerruf ist aber nur wirksam für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

10. Beschwerderecht (Bei wem kann ich mich beschweren, dass meine Daten gespeichert werden?)

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn die Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. An folgende Aufsichtsbehörde/n kann eine solche Beschwerde gerichtet werden:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postfach 71 16
24171 Kiel
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 04 31/988-12 00
Telefax: 04 31/988-12 23
E-Mail: mail[at]datenschutzzentrum.de
Homepage: http://www.datenschutzzentrum.de/

11. Profiling

Wir verzichten bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

Weitere gesetzliche Regelungen

12. Welche Daten und Quellen nutzen wir

Wir verarbeiten erforderliche personenbezogene Daten, die wir für die Bearbeitung Ihres Anliegens von Ihnen erhalten. Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir entweder von anderen Ämtern/Abteilungen unseres Hauses oder von Dritten zulässigerweise (z. B. aufgrund einer Rechtsgrundlage oder einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Weiter verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

13. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG). Für die Bearbeitung haben wir eine Rechtsgrundlage oder Ihre schriftliche Einwilligungserklärung. Die jeweiligen Rechtsgrundlagen und den Verarbeitungszweck können Sie bei Ihrer / Ihrem zuständigen Sachbearbeiter/in erfahren.

14. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb der Stadtverwaltung Norderstedt erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen und dafür eine Rechtsgrundlage bzw. Ihre Einwilligungserklärung vorweisen können. Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung richtet sich dabei nach Art. 6 DS-GVO. Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) können im Rahmen der beauftragten Zwecke personenbezogene Daten erhalten. Sie sind dann aber auch zur strikten Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

15. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Verwaltungsverfahrens und im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Dokumentationspflichten, die sich aus den Gesetzen und Verwaltungsregelungen ergeben.Die für Ihr Anliegen angewendeten Fristen können Sie ebenfalls bei Ihrer / Ihrem Sachbearbeiter/in erfahren.

16. Werden Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes – EWR) erfolgen im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen und aus internationalen Übereinkommen und bilateralen Verträgen (CIEC-deutschland.de).

17. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Verwaltungsverfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. In der Regel wird es so sein, dass die Daten offensichtlich erforderlich sind. Wenn Sie Zweifel an der Erforderlichkeit haben, fragen Sie uns! Eine gesetzliche Mitwirkungspflicht teilt Ihnen bei der Datenerhebung Ihre / Ihr zuständige/r Sachbearbeiter/in mit.

18. Gibt es eine automatisiert Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen in den einzelnen Verwaltungsverfahren keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DS-GVO.

19. Terminvergabe Einwohnermeldeamt

Bei der Buchung eines Termins werden Angaben zu Ihrem Namen, Vornamen und die gewünschte Dienstleistung ausschließlich zum Zweck der Terminvergabe gespeichert. Nach Ablauf des Termins werden Ihre persönlichen Daten automatisch gelöscht. Technisch wird die Terminvergabe im Rahmen der Auftragsverarbeitung durch die Firma Timeacle GmbH umgesetzt. Neben den oben genannten Daten werden die technisch erforderlichen Daten (z.B. IP-Adresse und Logfiles), die in der Datenschutzerklärung der Firma Timeacle genannt sind und die bei Bedarf eingesehen werden kann, gespeichert. Ihre personenbezogenen Daten werden für diesen Prozess verschlüsselt über das Internet übertragen. Timeacle nutzt dafür einen cloudbasierten Server. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland. Somit unterliegt das gesamte Verfahren den Vorschriften der DSGVO.

20. Nutzung des Chatbots Nordi

Auf unserer Website bieten wir Ihnen die Möglichkeit, eine Konversation mit unserem Chatbot zu starten. Unser Chatbot beantwortet Fragen bzw. Textnachrichten zu Ihrem Anliegen sowie zu unseren Produkten. Dafür wertet er die von Ihnen verfassten Nachrichten mithilfe von künstlicher Intelligenz aus und sendet passende, vordefinierte Antworten zurück. Nur wenn unser Chatbot explizit durch Sie geöffnet wird, werden diesbezüglich Daten übermittelt. Im Folgenden informieren wir Sie über die erhobenen Daten sowie Zweck, Zeit und Ort der Verarbeitung.

Logdaten

Zur Qualitätskontrolle und zum Training des Chatbots speichern wir Logdaten. Das beinhaltet:
• Vollständige Gesprächsprotokolle, inklusive Zeitpunkt der Anfragen.
• Daten zu technischen Problemen, die während eines Gespräches aufgetreten sind (sogenannte Error Logs).
• Feedback, welches innerhalb des Chats gegeben wird.
Die Logdaten werden auf unseren eigenen Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Cookies

20. Diese Webseite verwendet Cookies

Wir verwenden Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren und die Zugriffe auf unsere Webseite zu analysieren. Die Verwendung von Cookies erfolgt nur nach Ihrer Zustimmung; diese wird beim Aufruf der Bürgerportalwebseite abgefragt.

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